Das Hin­weis­ge­ber­sys­tem dient der Umset­zung der Richt­li­nie (EU) 2019/1937 zum Schutz von Per­so­nen, die Ver­stö­ße gegen das Uni­ons­recht mel­den (sog. „Whistleblower-Richtlinie“) in Form des am 02.06.2023 ver­kün­de­ten natio­na­len Hin­weis­ge­ber­schutz­ge­setz (“HinschG”). Ab spä­tes­tens 17.12.2023 sind alle Unter­neh­men mit mehr als 50 Mit­ar­bei­ten­den dazu ver­pflich­tet inter­ne Mel­de­ka­nä­le, bzw. Hin­weis­ge­ber­sys­te­me ein­zu­rich­ten und zu betrei­ben. Mit­tels die­ses Hin­weis­ge­ber­sys­tems kön­nen Mit­ar­bei­ten­de eines Unter­neh­mens, Lie­fe­ran­ten, Bewerber*innen und wei­te­re mit dem Unter­neh­men ver­bun­de­ne Per­so­nen offe­ne oder anony­me Hin­wei­se über Ver­stö­ße des Unter­neh­mens gegen die im HinschG unter § 2 HinschG genann­ten Vor­schrif­ten melden.

Dabei ist es dem Unter­neh­men nicht erlaubt die Hin­weis­ge­ben­den in irgend­ei­ner Form nega­tiv zu benach­tei­li­gen.

Dar­über hin­aus ist die­ses Hin­weis­ge­ber­sys­tem gemäß § 8 LkSG auch dazu geeig­net, Ver­stö­ße gegen das Lie­fer­ket­ten­sorg­falts­pflich­ten­ge­setz zu melden.

Das Hin­weis­ge­ber­sys­tem dient in ers­ter Linie zum Schutz der­je­ni­gen Per­so­nen, die zur Auf­de­ckung von Ver­stö­ßen eines Unter­neh­mens gegen die in § 2 HinschG bei­tra­gen wol­len. Neben der Sicher­stel­lung der Anony­mi­tät eines Hin­weis­ge­ben­den kann das betrof­fe­ne Unter­neh­men dank der ein­ge­hen­den Hin­wei­se inter­ne Maß­nah­men ergrei­fen, um Ver­stö­ße abzu­stel­len und zukünf­tig zu ver­hin­dern. Der Weg über gege­be­nen­falls am Ver­stoß betei­lig­te Vor­ge­setz­te oder ande­re Stel­len im Unter­neh­men selbst muss nicht mehr gegan­gen werden.

Es ste­hen Ihnen vier ver­schie­de­ne Mög­lich­kei­ten zur Abga­be eines Hin­wei­ses offen.

• Online Kon­takt­for­mu­lar
  Bit­te geben Sie bei der Nut­zung des Kon­takt­for­mu­lars immer das betrof­fe­ne Unter­neh­men so genau wie mög­lich an. Wenn Sie inner­halb einer Grup­pe tätig sind, dann bezeich­nen Sie bit­te das Unter­neh­men der Grup­pe auf wel­ches sich Ihr Hin­weis bezieht.
  Pflicht­fel­der sind mit einem * bezeich­net. Wir benö­ti­gen bei der Nut­zung des Kon­takt­for­mu­lars — zur Erfül­lung unse­rer gesetz­li­chen Pflich­ten — die Anga­be einer E‑Mail-Adresse. Wei­te­re Infor­ma­tio­nen hier­zu fin­den Sie unter Punkt 4 die­ser FAQ. Beschrei­ben Sie Ihren Hin­weis so genau wie mög­lich. Wenn Sie Ihren Hin­weis zu Ihren Unter­la­gen neh­men möch­ten, kön­nen Sie die­sen vor dem Ver­sand aus­dru­cken oder ander­wei­tig abspeichern.
  Nach der Abga­be eines Hin­wei­ses haben Sie die Mög­lich­keit Anhän­ge in einen dafür abge­grenz­ten Teil unse­res Cloud-Space hoch­zu­la­den. Tei­len Sie uns bit­te mit, wenn Sie einen Cloud-Space zum Upload Ihrer Doku­men­te benötigen.
• Hinweisgeber-Hotline
  Soll­ten Sie das Kon­takt­for­mu­lar nicht nut­zen wol­len, kön­nen Sie unse­re kos­ten­lo­se Hinweisgeber-Hotline unter der Ruf­num­mer: +49 (0)7731–9587–777 errei­chen. Dort kön­nen Sie einen Hin­weis nach einer Band­an­sa­ge abge­ben. Die­se Auf­nah­men wer­den bei uns ver­schlüs­selt und ver­las­sen zu kei­nem Zeit­punkt die Kanz­lei­in­fra­struk­tur. Die Auf­nah­men kön­nen auch nur von den Mit­ar­bei­tern ange­hört wer­den, die für die Bear­bei­tung Ihrer Hin­wei­se vor­ge­se­hen sind. Bit­te hin­ter­las­sen Sie uns eine Kon­takt­an­ga­be zur Kontaktaufnahme.
• Brief­kas­ten der Ombudsstelle
  Soll­ten Sie das Kon­takt­for­mu­lar nicht nut­zen wol­len, kön­nen Sie uns Ihren Hin­weis ggf. nebst Unter­la­gen auch direkt an rei­chert & rei­chert steuer- und rechts­be­ra­tungs­ge­sell­schaft mbH, z. Hd. der Ombuds­stel­le, Max-Porzig-Straße 1, 78224 Sin­gen sen­den. Bit­te nen­nen Sie uns auch in die­sem Fall eine Kor­re­spon­denz­adres­se oder eine ander­wei­ti­ge Mög­lich­keit zur Kontaktaufnahme
• Per­sön­li­cher Ter­min mit der Ombudsstelle
  Sie kön­nen auch einen per­sön­li­chen Ter­min mit der anwalt­li­chen Ombuds­stel­le in den Räu­men unse­rer Kanz­lei ver­ein­ba­ren. Wir ste­hen Ihnen in der Max-Porzig-Straße 1, 78224 Sin­gen oder in der Rei­chen­au­stra­ße 19a in 78467 Kon­stanz zur Verfügung.

Es steht Ihnen jeder­zeit frei, Ihren Klar­na­men nebst Ihren tat­säch­li­chen Kon­takt­da­ten zu ver­wen­den oder aber uns ein Pseud­onym zu nen­nen. Bit­te beach­ten Sie, dass wir zur Bear­bei­tung Ihres Hin­wei­ses und der wei­te­ren Kon­takt­auf­nah­me zu Erfül­lung der gesetz­lich vor­ge­schrie­be­nen Rück­mel­dun­gen von Ihnen die Anga­be einer Kon­takt­mög­lich­keit benö­ti­gen. Sie kön­nen sich hier­zu bei Bedarf bei einem E‑Mail-Hosting-Service Ihrer Wahl eine unver­fäng­li­che E‑Mail-Adresse ohne jeden Per­so­nen­be­zug anle­gen. Bit­te ver­wen­den Sie kei­ne Ser­vices wie 10minutemail.net oder ähn­li­che Anbie­ter, da wir Sie dann nicht mehr kon­tak­tie­ren können.

Wenn Sie mit­tels eines Brow­sers auf unser Hin­weis­ge­ber­sys­tem zugrei­fen wer­den ihre Daten im Zeit­punkt des Zugriffs auf die Landing­pa­ge des For­mu­lars mit einer End-to-End-Verschlüsselung ver­schlüs­selt. Wenn Sie Anhän­ge in unse­re Clouds-Spaces hoch­la­den und dabei anonym blei­ben wol­len, ach­ten Sie gege­be­nen­falls auch dar­auf, Ihren Namen in die­sen Doku­men­ten unkennt­lich zu machen.

Wir haben kei­nen Ein­fluss auf die Hard- und Soft­ware (Brow­ser, Smart­phone, Betriebs­sys­tem, Tele­fon etc.), die Sie zur Nut­zung des Hin­weis­ge­ber­sys­tems ver­wen­den. Ach­ten Sie daher dar­auf, dass das von Ihnen genutz­te Sys­tem frei von Schad­soft­ware, wie z.B. Key­log­ger ist, da dadurch gege­be­nen­falls Ihre Anony­mi­tät ver­letzt wer­den könnte.
Wei­te­re Tipps fin­den Sie unter ande­rem auf fol­gen­der Web­site: https://www.heise.de/security/artikel/Tipps-fuer-Tippgeber-3281385.html

Wir emp­feh­len Ihnen kei­ne unter­neh­mens­in­ter­ne IT-Infrastruktur zur Abga­be eines Hin­wei­ses zu ver­wen­den, da die­se Struk­tu­ren durch die IT-Sicherheitssysteme des Unter­neh­mens im zuläs­si­gen Rah­men über­wacht oder die Zugrif­fe geloggt wer­den können.

Ja. Sie benö­ti­gen nur einen hin­rei­chen­den Grund zur Annah­me, dass ein Ver­stoß gegen die in § 2 HinschG genann­ten Vor­schrif­ten vor­liegt und die gemel­de­ten Infor­ma­tio­nen der Wahr­heit ent­spre­chen. Es besteht ein aus­drück­li­ches Ver­bot von Repres­sa­li­en oder nega­ti­ven Kon­se­quen­zen gegen den Hin­weis­ge­ber. Unter Repres­sa­li­en sind nicht nur Kün­di­gun­gen zu ver­ste­hen, auch die Auf­ga­ben­ver­la­ge­rung, Aus­gren­zung, Nicht­be­för­de­rung oder Ver­sa­gung einer Wei­ter­bil­dungs­maß­nah­me kön­nen Repres­sa­li­en im Ein­zel­fall dar­stel­len. Hin­weis­ge­ben­de die vor­sätz­lich Falsch­mel­dun­gen abge­ben haben hin­ge­gen kei­nen Schutz vor nega­ti­ven Kon­se­quen­zen und kön­nen zum Scha­den­er­satz ver­pflich­tet sein.

Ihr Arbeit­ge­ber ist im Zwei­fel ver­pflich­tet nach­zu­wei­sen, dass eine nega­ti­ve Kon­se­quenz nicht auf der Tat­sa­che beruht, dass Sie einen Hin­weis abge­ben haben.

Wenn Sie Ver­stö­ße des Unter­neh­mens gegen eine in § 2 HinschG genann­te Vor­schrift zum Bei­spiel sol­che des Umwelt­schutz, des Daten­schutz, der Ver­kehrs­si­cher­heit, des Ver­brau­cher­schutz oder zur Pro­dukt­si­cher­heit mel­den möch­ten, kön­nen Sie dies über das Hin­weis­ge­ber­sys­tem tun. Eine voll­stän­di­ge Lis­te der rele­van­ten Ver­stö­ße fin­den Sie unter § 2 Abs. 1 Nr. 1–10 und § 2 Abs. 2 Nr. 1 und 2 HinschG.

Im Rah­men des Lie­fer­ket­ten­sorg­falts­pflich­ten­ge­setz ermög­licht das Hin­weis­ge­ber­sys­tem Per­so­nen, auf men­schen­recht­li­che und umwelt­be­zo­ge­ne Risi­ken sowie auf Ver­let­zun­gen men­schen­rechts­be­zo­ge­ner oder umwelt­be­zo­ge­ner Pflich­ten hin­zu­wei­sen, die durch das wirt­schaft­li­che Han­deln eines Unter­neh­mens im eige­nen Geschäfts­be­reich oder eines unmit­tel­ba­ren Zulie­fe­rers ent­stan­den sind.

Das Hin­weis­ge­ber­sys­tem ist natür­lich kein Kum­mer­kas­ten. So sind Strei­tig­kei­ten zwi­schen dem Unter­neh­men und einem Mit­ar­bei­ten­den oder zwi­schen den Mit­ar­bei­ten­den im Kon­text des HinschG, als auch des LkSG nicht von Belang.

Wir sind gesetz­lich ver­pflich­tet Ihnen den Ein­gang Ihres Hin­wei­ses inner­halb von 7 Tagen ab Ein­gang bei uns zu bestä­ti­gen. Wir prü­fen in einem ers­ten Schritt ob der abge­ge­be­ne Hin­weis unter den jewei­lig gül­ti­gen gesetz­li­chen Rah­men fällt. Soll­ten wir wei­te­re Infor­ma­tio­nen zur Bear­bei­tung von Ihnen benö­ti­gen, so neh­men wir im zwei­ten Schritt mit Ihnen über den von Ihnen gewünsch­ten, bzw. ange­ge­be­nen Weg Kon­takt auf.

Sämt­li­che Daten wer­den auf unse­ren Kanz­lei­ser­vern abge­legt. Da wir als Steuerberater- und Anwalts­kanz­lei Berufs­ge­heim­nis­trä­ger sind, müs­sen wir unse­re IT-Infrastruktur beson­ders schüt­zen. Der Zugriff auf Ihre Daten wer­den auf die Mit­ar­bei­ten­den beschränkt, die für die Bear­bei­tung Ihres Hin­wei­ses bestimmt sind. Wei­te­re Infor­ma­tio­nen ent­neh­men Sie bit­te unse­ren Datenschutzbestimmungen.

Anony­me Hin­wei­se kön­nen ins­be­son­de­re der Geschäfts­füh­rung unbe­kann­te Miss­stän­de und Geset­zes­ver­stö­ße auf­de­cken. Sie als Hin­weis­ge­ben­der schüt­zen damit nicht nur ihren Arbeit­ge­ber, son­dern mit­tel­bar auch sich selbst. Straf­zah­lun­gen kön­nen für ein Unter­neh­men durch­aus zur Zah­lungs­un­fä­hig­keit füh­ren und ein rechts­kon­for­mer Geschäfts­be­trieb ist ein sehr wich­ti­ger Pfei­ler für einen lang­fris­ti­gen Geschäfts­er­folg und damit letzt­lich auch für siche­rer Arbeitsplätze.

Wir sind gesetz­lich ver­pflich­tet Sie nach spä­tes­tens 7 Tagen bzw. 3 Mona­ten und 7 Tagen zu kon­tak­tie­ren. Wenn Sie uns kei­ne Kon­takt­mög­lich­keit nen­nen, kön­nen wir Sie auch nicht über den Stand der Bear­bei­tung infor­mie­ren. Soll­ten Sie im Ein­zel­fall nichts von uns hören, kön­nen Sie uns ger­ne erneut kontaktieren.

Abge­ge­be­ne Hin­wei­se wer­den nur durch weni­ge, qua­li­fi­zier­te Mit­ar­bei­ten­de unse­rer Kanz­lei bear­bei­tet die vor der Bear­bei­tung der Hin­wei­se beson­ders geschult und auf ihre daten­schutz­recht­li­che und berufs­recht­li­che Ver­schwie­gen­heit ver­pflich­tet wur­den. Das Team besteht aus Datenschutzexpert*innen, Jurist*innen und Rechtsanwält*innen, sowie der all­ge­mei­nen Sach­be­ar­bei­tung. Bei der Wei­ter­ver­fol­gung eines Hin­wei­ses wer­den wir uns mit Ansprechpartner*innen Ihres Arbeit­ge­bers in Ver­bin­dung setzen.

Ja. Sofern Ihr Hin­weis unter Berück­sich­ti­gung der gesetz­li­chen Vor­schrif­ten bear­bei­tungs­pflich­tig ist, erhal­ten Sie von uns nach spä­tes­tens 3 Mona­ten und 7 Tagen nach Ein­gang des Hin­wei­ses eine Rück­mel­dung. Die­se Rück­mel­dung ent­hält Anga­ben dar­über, ob oder wel­che Maß­nah­men das betrof­fe­ne Unter­neh­men umge­setzt hat um etwa­ige wei­te­re Ver­stö­ße zu ver­mei­den, wel­che Maß­nah­men zur Umset­zung geplant sind oder wie bestehen­de Ver­stö­ße beho­ben werden.

Nein. Sie tra­gen bei der Abga­be eines Hin­wei­ses kei­ner­lei Kos­ten. Es wird durch Abga­be eines Hin­wei­ses kein Man­dats­ver­hält­nis zur Kanz­lei rei­chert & rei­chert steu­er­be­ra­ter & rechts­an­wäl­te begründet.